Prozesse

Prozesse bilden die Geschäftsprozesse deiner Organisation im Space ab, von der Kernwertschöpfung bis zu unterstützenden Abläufen. Sie sind die Grundlage für Business-Continuity-Management (BCM): Erst wenn ein Prozess erfasst und dokumentiert ist, kannst du seine Kritikalität und seine Notfallkennzahlen über eine Business Impact Analyse bestimmen.

Was ist ein Prozess?

Ein Prozess in Kopexa beschreibt einen wiederkehrenden Ablauf mit klarem Zweck, einem Verantwortlichen und definierten Ein- und Ausgaben. Jeder Space führt seine eigenen Prozesse.

Navigation: im Space unter Organisation → Prozesse.

Die drei Ansichten

Über die Reiter am Kopf der Prozessliste wechselst du zwischen drei Ansichten:

In der Übersicht enthält die Tabelle die Spalten Name, Status, Verantwortlich, Vertretung, BCM-Klasse, Aktualisiert und Labels. Über die Suchleiste filterst du zusätzlich nach Status, BCM-Klasse, BIA, Kategorie, Verantwortlich, Vertretung und Labels.

Prozess erstellen

Über Prozess erstellen öffnest du das Formular. Es ist in zwei Abschnitte gegliedert.

Allgemein: Name (Pflicht), Verantwortlich, Vertretung, Kategorie, Labels und Zweck (eine kurze Beschreibung von Ziel und Zweck des Prozesses).

Geschäftskontinuitätsmanagement (BCM): die BCM-Klasse (Keine, Wesentlich oder Kritisch). Bei Wesentlich oder Kritisch erscheinen die Kennzahlen MTPD, RTO und RPO (jeweils in Minuten) mit Begründung. Für kritische Prozesse sind MTPD und RTO Pflicht, und die RTO darf die MTPD nicht überschreiten.

Die Detailseite

Öffnest du einen Prozess, siehst du links den Inhalt in Reitern und rechts eine Seitenleiste.

Reiter: Allgemein (Prozesshierarchie, Zweck, Prozessdokumentation, BCM), Ablaufplan (das BPMN-Diagramm, siehe unten), KPIs, Informationswerte, Assets, Lieferanten und Risiken.

Seitenleiste: Details (Status, Verantwortlich, Vertretung, Kategorie), Aufgaben, Überprüfung sowie Verknüpfungen zu Organisationseinheiten, Rollen, Dokumentation, Kontrollen, Verarbeitungstätigkeiten und Stakeholdern.

Prozessdokumentation

Jeder Prozess trägt eine strukturierte Prozessdokumentation:

• Geltungsbereich: was der Prozess umfasst (und was nicht).
• Eingaben: was der Prozess benötigt (Daten, Vorleistungen, Auslöser).
• Ausgaben: welche Ergebnisse und Leistungen er liefert und an wen.

Diese Angaben sind zugleich die Stammdaten, die eine BIA automatisch übernimmt, damit du sie nicht doppelt pflegst.

Prozesshierarchie

Prozesse lassen sich in einer Hierarchie anordnen: übergeordnete Prozesse als fachlicher Rahmen und Unterprozesse als feinere Abläufe. So bildest du eine Wertschöpfungskette bis auf Teilprozess-Ebene ab.

Kennzahlen und Kontrollen

• Kennzahlen (KPIs): messbare Zielwerte je Prozess (zum Beispiel Durchlaufzeit unter 24 h), mit Einheit und Messfrequenz.
• Kontrollen: jeder Prozess sollte mit Kontrollen verknüpft sein, die seine ordnungsgemäße und sichere Ausführung belegen. Prozesse ohne verknüpfte Kontrollen weist Kopexa gesondert aus.

Verknüpfungen

Prozesse verbinden sich mit den übrigen Modulen und werden so zum roten Faden durch dein Managementsystem: Assets, Risiken, Kontrollen und Nachweise sowie Personen und Lieferanten.

Ablaufplan (BPMN)

Zu jedem Prozess kannst du einen Ablaufplan als BPMN-Diagramm hinterlegen und einzelne Schritte direkt mit Dokumenten, Assets, Informationswerten, Unterprozessen und Rollen verknüpfen. Wie das funktioniert, liest du auf der Seite Ablaufplan (BPMN).

Business Impact Analyse (BIA)

Die zentrale Fähigkeit am Prozess ist die Business Impact Analyse. Sie beantwortet, wie schlimm und wie schnell der Ausfall eines Prozesses wird, und leitet daraus die BCM-Kennzahlen MTPD, RTO, RPO und die Kritikalität ab, versioniert und auditfest.