Einrichtung
Den Workforce Hub in zehn Schritten einrichten, von der Portal-Adresse bis zur ersten Einladung
Diese Reihenfolge hat sich bewährt. Die Schritte 1 bis 8 kannst du in Ruhe vorbereiten, deine Beschäftigten merken davon noch nichts. Erst mit Schritt 9 bekommen sie eine Einladung.
Voraussetzung
Kopexa hat den Workforce Hub für deinen Space freigeschaltet. Du findest ihn in der linken Navigation unter dem Symbol mit dem Doktorhut.
1. Portal einrichten
Unter Workforce Hub → Einstellungen legst du die Portal-Adresse fest, gibst dem Portal einen Namen, lädst ein Logo hoch und setzt eure Markenfarben. Details unter Einstellungen.
Adresse vor der ersten Einladung festlegen
Änderst du die Portal-Adresse später, funktionieren bereits verschickte Links nicht mehr.
2. Anmeldung festlegen
Unter Workforce Hub → Anmeldung wählst du Passwort oder Passkey und entscheidest, ob ein zweiter Faktor Pflicht ist. Nutzt ihr Microsoft 365 oder Google Workspace, richte Single Sign-on ein. Dann brauchen deine Beschäftigten kein weiteres Passwort. Details unter Anmeldung.
3. Abteilungen und Personen prüfen
Zuweisungen, Zielgruppen und die Sichtbarkeit von Prozessen hängen an Abteilungen. Prüfe unter Organisation → Abteilungen und Organisation → Personen:
- Jede Person, die ins Portal soll, hat eine E-Mail-Adresse und mindestens eine Abteilung.
- Personen ohne Abteilung erreicht auch die Einstellung Alle Abteilungen nicht.
- Unterabteilungen sind richtig zugeordnet, etwa der Außendienst unter dem Service.
4. Dokumente veröffentlichen
Bestätigen lassen kannst du nur veröffentlichte Dokumente. Veröffentliche die Richtlinien, die deine Beschäftigten kennen sollen, bevor du sie in ein Aufgabenset aufnimmst.
5. Aufgabensets anlegen und veröffentlichen
Unter Workforce Hub → Aufgabensets legst du ein Set an, fügst Aufgaben hinzu, weist Abteilungen zu und veröffentlichst es. Details unter Aufgabensets.
Onboarding-Sets gehen an alle
Ein Onboarding-Set geht beim Veröffentlichen an alle Personen in den zugewiesenen Abteilungen, auch an langjährige Beschäftigte. Wenn ihr das nicht wollt, weise es zunächst nur einzelnen Personen zu.
6. Wissensdatenbank füllen
Unter Workforce Hub → Wissensdatenbank legst du Themen und Seiten an. Beginne mit wenigen Seiten, die häufige Fragen beantworten: IT-Hilfe, Passwort zurücksetzen, Phishing erkennen, Gerät verloren, Ansprechpersonen. Details unter Wissensdatenbank.
7. Prozesse freigeben
Unter Workforce Hub → Prozesse gibst du die Prozesse frei, die deine Beschäftigten kennen müssen. Interne Abläufe, etwa die Austrittsbearbeitung durch die Personalabteilung, bleiben intern. Details unter Prozesse.
8. Formulare anlegen
Unter Workforce Hub → Formulare richtest du mindestens ein Formular für Sicherheitsvorfälle und eines für Hinweise nach Hinweisgeberschutzgesetz ein. Halte die Titel kurz, in der Seitenleiste des Portals ist wenig Platz. Details unter Formulare.
9. Beschäftigte einladen
Unter Organisation → Personen lädst du einzelne Personen über das Zeilenmenü oder mehrere Personen auf einmal ein. Details unter Zugänge.
10. Betrieb
- Die Übersicht zeigt Handlungsbedarf, etwa unbearbeitete Einreichungen.
- Im Reiter Fortschritt eines Aufgabensets siehst du, wer was erledigt hat.
- Einreichungen bekommen einen Status oder werden zum Vorfall.
- Beim Austritt entziehst du den Zugang. Personen mit dem Beschäftigungsstatus Ehemalig verlieren ihn automatisch.
Ein Startpaket
Mit diesem Umfang wird schnell sichtbar, was der Workforce Hub leistet:
| Baustein | Umfang |
|---|---|
| Richtlinien zum Bestätigen | Verhaltenskodex, Leitlinie Informationssicherheit, IT-Nutzung, Passwörter, Datenschutz |
| Aufgabensets | Onboarding, jährliche Unterweisung, ein Ad-hoc-Set zu einem aktuellen Anlass |
| Wissensdatenbank | drei bis vier Themen mit je zwei bis vier Seiten |
| Prozesse | Sicherheitsvorfall melden, Datenpanne melden, Berechtigung beantragen |
| Formulare | Vorfall melden, Hinweis abgeben (anonym) |