Zugriffsanfragen
Behalte den Überblick, wer Zugang zu geschützten Dokumenten angefragt hat, und gib NDA-geschützte Unterlagen gezielt frei.
Sobald ein Besucher ein Dokument mit Schranke öffnen möchte, entsteht eine Zugriffsanfrage. Im Bereich Zugriffsanfragen siehst du alle Anfragen an einer Stelle und entscheidest, wer Zugang bekommt.
Was in der Übersicht steht
Für jede Anfrage siehst du:
- Besucher: Name (falls angegeben), E-Mail-Adresse und Firma.
- E-Mail bestätigt: ob der Besucher den Bestätigungslink angeklickt hat.
- NDA-Status: ob die Vertraulichkeitsvereinbarung angenommen, abgelehnt oder noch offen ist.
- Angefragt am: wann die Anfrage einging.
Du kannst nach Datum sortieren und nach E-Mail-Bestätigung oder NDA-Status filtern.
Die zwei Zugangswege
- E-Mail-Verifizierung: Bei Dokumenten mit der Stufe „E-Mail erforderlich" genügt es, dass der Besucher seine Adresse bestätigt. Danach kann er diese Dokumente selbst herunterladen, ohne dass du etwas tun musst.
- NDA-Freigabe: Bei Dokumenten mit der Stufe „NDA erforderlich" nimmt der Besucher zusätzlich deine Vertraulichkeitsvereinbarung an. Die Anfrage landet dann bei dir: Du gibst frei oder lehnst ab. Erst nach der Freigabe erhält der Besucher Zugriff, heruntergeladene Dokumente tragen bei Bedarf ein Wasserzeichen.
Zusammenhang
Welche Schranke greift, legst du pro Dokument über die Sichtbarkeitsstufe fest. Die Vertraulichkeitsvereinbarung selbst pflegst du im Trust Center; ob eine Freigabe nötig ist, steuerst du über die entsprechende Einstellung.