Dokumente
Lade Richtlinien, Zertifikate und Berichte hoch, steuere pro Dokument, wer sie sehen darf, und schütze sensible Dateien mit einem Wasserzeichen.
Im Bereich Dokumente teilst du deine eigentlichen Nachweise: Richtlinien, Zertifikate, Prüfberichte, Penetrationstests oder Auftragsverarbeitungsverträge. Für jedes Dokument legst du Titel, Kategorie, Sichtbarkeit und optional ein Wasserzeichen fest.
Sichtbarkeitsstufen
Die Sichtbarkeit entscheidet, wie viel ein Besucher tun muss, bevor er ein Dokument öffnen kann:
- Öffentlich: jeder kann das Dokument direkt herunterladen.
- E-Mail erforderlich: der Besucher muss zuerst seine E-Mail-Adresse bestätigen.
- NDA erforderlich: der Besucher muss seine E-Mail bestätigen und deine Vertraulichkeitsvereinbarung annehmen. Erst nach deiner Freigabe erhält er Zugriff (siehe Zugriffsanfragen).
- Entwurf: nur intern sichtbar, nicht auf dem öffentlichen Trust Center.
So kannst du unkritische Unterlagen (etwa dein Zertifikat) offen zeigen und sensible Berichte (etwa einen SOC-2-Bericht) hinter eine E-Mail- oder NDA-Schranke stellen.
Wasserzeichen
Für sensible Dokumente aktivierst du ein Wasserzeichen. Kopexa legt dann beim Download einen dauerhaften Hinweis über die PDF-Seiten, was unerlaubtes Weitergeben erschwert. In der Liste siehst du pro Dokument den Status (zum Beispiel „Wartet", wenn das Wasserzeichen noch verarbeitet wird).
Unter Einstellungen › Wasserzeichen legst du das Aussehen zentral fest: Text, optionales Logo sowie Schrift, Größe, Transparenz, Drehung und Farbe. Diese Vorlage gilt für alle Dokumente, bei denen du das Wasserzeichen aktivierst.