Aufgaben

Aufgaben sind der operative Ort in Kopexa, an dem Maßnahmen, To-dos und Nachweispflichten geplant, zugewiesen und bis zur Erledigung verfolgt werden.

Der Bereich Aufgaben ist der zentrale Arbeitsbereich eines Space. Hier landet alles, was jemand konkret tun muss: Maßnahmen aus einem Risiko, offene Punkte aus einem Audit, ein Nachweis, der aktualisiert werden muss, oder eine ganz normale To-do.

Tipp

Weise jeder Aufgabe eine zuständige Person und eine Fälligkeit zu. So bleibt sichtbar, wer bis wann was erledigt, und nichts geht verloren.

Wozu der Aufgaben-Bereich?

In der Navigation findest du den Eintrag Aufgaben. Er beantwortet drei Fragen auf einen Blick:

Was ist zu tun? Alle offenen Punkte des Space an einem Ort.
Wer macht es bis wann? Zuständige und Fälligkeit pro Aufgabe.
Wie ist der Stand? Der Status zeigt, ob etwas noch offen, in Arbeit oder erledigt ist.

Weil Aufgaben mit Risiken, Kontrollen, Nachweisen und weiteren Objekten verknüpft sind, entsteht eine lückenlose Spur: Von der erkannten Schwachstelle bis zur belegten Erledigung.

Kernbegriffe

Begriff	Bedeutung
Status	Fortschritt einer Aufgabe, zum Beispiel Offen, In Arbeit oder Erledigt.
Zuständige	Personen, die für die Erledigung verantwortlich sind.
Fälligkeit	Datum, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein soll.
Priorität	Wie dringend die Aufgabe ist, damit ihr das Wichtigste zuerst angeht.
Meilenstein	Bündelt zusammengehörige Aufgaben zu einem gemeinsamen Ziel oder Termin.
Verknüpfung	Verbindung zu einem Risiko, einer Kontrolle, einem Nachweis und mehr.

Das Board

Aufgaben werden als Board dargestellt. Jede Spalte steht für einen Status, jede Aufgabe ist eine Karte darin.

Aufgaben-Board mit Status-Spalten und Karten

Status per Drag-and-drop ändern: Ziehe eine Karte in eine andere Spalte.
Schnell erfassen: Direkt in einer Spalte kannst du eine neue Aufgabe anlegen.
Filtern und suchen: Über die Filterleiste grenzt du ein, etwa nach Zuständiger, Priorität, Meilenstein, Fälligkeit oder Vorlage. Die Schnellfilter zeigen mit einem Klick alle, offene, dir zugewiesene oder überfällige Aufgaben. Die Suche findet Aufgaben nach Titel oder Kennung.

Über Aufgabe erstellen oben rechts oder Hinzufügen in einer Spalte legst du eine neue Aufgabe an, inklusive Zuständigen, Priorität, Fälligkeit und optionaler Wiederholung.

Dialog zum Erstellen einer neuen Aufgabe

Eine Aufgabe öffnen

Ein Klick auf eine Karte öffnet zunächst eine Vorschau. Von dort gelangst du in die vollständige Detailansicht. Dort findest du:

Titel, Beschreibung und Kommentare für den inhaltlichen Austausch.
Eigenschaften in der Seitenleiste: Status, Zuständige, Priorität, Meilenstein, Start- und Fälligkeitsdatum sowie die Wiederholung.
Verknüpfungen zu Kontrollen, Risiken, Nachweisen, Assets, Anbietern, Dokumenten, Prozessen und mehr.

Detailansicht einer Aufgabe mit Eigenschaften und Verknüpfungen

Verknüpfungen schaffen Nachweis

Der eigentliche Wert entsteht, wenn Aufgaben mit den richtigen Objekten verbunden sind:

Risiken: Eine Aufgabe belegt, dass eine Behandlung tatsächlich umgesetzt wird.
Kontrollen und Nachweise: Aufgaben treiben Umsetzung und Aktualisierung an.
Assets, Prozesse, Anbieter und mehr: Kontext, wo die Arbeit hingehört.

Best Practice

Formuliere jede Aufgabe so, dass klar ist, was erledigt und woran die Erledigung erkennbar ist. Verknüpfe sie mit dem Objekt, auf das sie einzahlt, und setze eine realistische Fälligkeit.

Wiederkehrende Aufgaben

Viele Pflichten kommen regelmäßig wieder: der vierteljährliche Zugriffs-Review, die monatliche Sichtung offener Punkte, die jährliche Awareness-Schulung. Damit du solche Aufgaben nicht jedes Mal von Hand neu anlegen musst, kann Kopexa sie automatisch im gewählten Rhythmus erstellen.

👉 Wie das funktioniert und wie du es einrichtest, liest du unter Wiederkehrende Aufgaben.