Wiederkehrende Aufgaben
Aufgaben, die sich regelmäßig wiederholen, legt Kopexa automatisch im gewählten Rhythmus für dich an, damit keine wiederkehrende Pflicht vergessen wird.
Compliance lebt von Regelmäßigkeit. Zugriffsrechte werden vierteljährlich geprüft, Notfallpläne jährlich getestet, offene Punkte monatlich gesichtet. Solche Aufgaben immer wieder von Hand anzulegen, kostet Zeit und wird irgendwann vergessen.
Mit wiederkehrenden Aufgaben legst du den Rhythmus einmal fest. Danach erstellt Kopexa die nächste Aufgabe automatisch, pünktlich und vollständig.
Kurzprinzip
Aus einer normalen Aufgabe wird eine Vorlage. Im gewählten Rhythmus entstehen daraus automatisch neue Aufgaben. Jede neue Aufgabe ist eine eigenständige Kopie mit eigenem Verlauf, damit die Historie erhalten bleibt.
So funktioniert es
Eine wiederkehrende Aufgabe besteht aus zwei Rollen:
- Vorlage: Die erste Aufgabe der Serie. Sie legt fest, wie die Folgeaufgaben aussehen und in welchem Rhythmus sie entstehen.
- Vorkommen: Jede automatisch erstellte Folgeaufgabe. Sie ist eine vollständige Kopie der Vorlage und verweist auf diese zurück.
Weil jedes Vorkommen eine echte, eigene Aufgabe ist, kannst du sie einzeln bearbeiten, zuweisen und abschließen, ohne die Vorlage oder die anderen Vorkommen zu verändern.
Rhythmus, Start und Ende
Beim Einrichten legst du drei Dinge fest:
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Rhythmus | Intervall und Einheit, zum Beispiel „alle 3 Monate" oder „jede Woche". |
| Erste Fälligkeit | Der Termin der ersten Aufgabe. Er ist verpflichtend und verankert die Serie. |
| Enddatum | Optional. Ohne Enddatum wiederholt sich die Aufgabe unbegrenzt. |
Als Einheiten stehen täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich zur Verfügung, jeweils mit einem frei wählbaren Intervall.
Was wird kopiert?
Ein Vorkommen übernimmt die Inhalte der Vorlage: Titel, Beschreibung, Zuständige, Priorität, Meilenstein und die Verknüpfungen. So ist jede neue Aufgabe sofort vollständig und einsatzbereit.
Einrichten
Du hast drei Wege, eine wiederkehrende Aufgabe zu erstellen:
Verwalten
Unter Einstellungen › Wiederkehrende Aufgaben siehst du alle Vorlagen des Space auf einen Blick, mit Rhythmus, nächster Fälligkeit und Enddatum.
Von dort aus kannst du:
- eine Vorlage bearbeiten (Rhythmus oder Enddatum anpassen),
- die Wiederholung beenden,
- über Aufgaben im Board anzeigen direkt zu allen Aufgaben springen, die aus einer Vorlage entstanden sind.
Beenden ist jederzeit möglich
Wenn du eine Wiederholung beendest, entstehen keine neuen Vorkommen mehr. Bereits erstellte Aufgaben bleiben unverändert bestehen, damit deine Historie vollständig bleibt.
Praxisbeispiel
Ziel: Zugriffsrechte auf das Kernsystem jedes Quartal überprüfen.
- Lege eine Aufgabe „Zugriffs-Review Kernsystem" an, weise sie der IT-Leitung zu und verknüpfe die zuständige Kontrolle.
- Aktiviere die Wiederholung mit Rhythmus alle 3 Monate und setze die erste Fälligkeit auf das Ende des laufenden Quartals.
- Kopexa erstellt danach automatisch jedes Quartal eine neue Aufgabe, fertig zugewiesen und verknüpft.
- Im Board filterst du bei Bedarf nach der Vorlage und siehst die gesamte Review-Serie über die Zeit.
Tipp
Nutze wiederkehrende Aufgaben für alles mit festem Takt: Reviews, Tests, Schulungen, Berichte. Der Nachweis, dass eine Pflicht regelmäßig erfüllt wurde, ist in vielen Normen genauso wichtig wie die Erfüllung selbst.