Verwalten & organisieren

Neben dem Erstellen und Freigeben helfen dir mehrere Funktionen, Dokumente zu ordnen, wiederzuverwenden und bereitzustellen.

Ordner

Über Neuer Ordner legst du einen Ordner an und gibst ihm einen Namen. Ordner lassen sich beliebig verschachteln. Ein Dokument verschiebst du über Verschieben im Aktionen-Menü in einen Ordner. Beim Navigieren zeigt dir eine Brotkrumen-Leiste, wo du gerade bist.

Vorlagen

Im Tab Vorlagen findest du wiederverwendbare Dokumentvorlagen. Wähle links eine Vorlage, sieh dir rechts ihren Inhalt an und klicke Vorlage verwenden. Du vergibst einen Titel und eine Kategorie, dann erstellt Kopexa daraus ein neues Dokument mit dem vorbereiteten Inhalt, das du direkt weiterbearbeitest.

Versionen

Jedes Dokument führt einen Versionsverlauf, den du über das Aktionen-Menü öffnest. Dort siehst du pro Version die Nummer, das Datum, den Status und die Prüfer. Ein Klick auf eine ältere Version zeigt deren Inhalt schreibgeschützt an. Über Zur aktuellen Version kehrst du zurück.

Ein veröffentlichtes Dokument bearbeitest du nicht direkt. Stattdessen erzeugst du über Neue Version einen frischen Entwurf. Die veröffentlichte Version bleibt unverändert erhalten, bis die neue Version freigegeben ist.

Archivieren & Wiederherstellen

Nicht mehr benötigte Dokumente archivierst du über das Aktionen-Menü. Archivierte Dokumente verschwinden aus der Standardliste, bleiben aber im Tab Archiv sichtbar und referenzierbar. Über Wiederherstellen holst du sie zurück.

Wichtig beim Archivieren

Archivieren hat Nebenwirkungen: Verknüpfte Nachweise werden entfernt und beim Wiederherstellen nicht erneut angelegt, verknüpfte Maßnahmen werden neu bewertet, und der Review-Plan wird zurückgesetzt. Richte ihn nach einer Wiederherstellung neu ein.

Archivieren ist umkehrbar. Löschen dagegen entfernt ein Dokument samt aller Versionen dauerhaft und ist nur für noch nicht veröffentlichte Dokumente möglich.

Als PDF exportieren

Rich-Text-Dokumente exportierst du über Als PDF exportieren im Aktionen-Menü. Im Dialog wählst du, was in der Fußzeile jeder Seite erscheint: den Dokumenttitel und die Seitenzahl. Kopexa erzeugt das PDF und lädt es herunter.