Review & Freigabeprozess

Ein zentrales Ziel von Kopexa ist es, Governance und Auditfähigkeit zu gewährleisten.
Dafür gibt es einen klaren Review- und Freigabeprozess für alle Dokumente.

Warum ein Reviewprozess?

• Auditnachweis: Prüfer wollen sehen, dass Policies formell freigegeben und regelmäßig überprüft werden.
• Governance: Klare Trennung zwischen Entwurf (Draft) und veröffentlichten (Published) Versionen.
• Transparenz: Jede Änderung wird versioniert und mit einem Genehmigungs-Trail versehen.
• Qualität: Policies werden durch mehrere Augenpaare geprüft, bevor sie verbindlich sind.

Status-Lifecycle

Jedes Dokument durchläuft folgende Stati:

1. Entwurf (Draft):

   • Inhalt wird erstellt/bearbeitet.
   • Kollaborative Bearbeitung möglich (Rich Text Editor).
   • Noch nicht verbindlich.

2. Zur Überprüfung eingereicht:

   • Draft wird für Review markiert.
   • Prüfer (Reviewer) werden zugewiesen.
   • Reviewer erhalten eine Benachrichtigung.

3. Genehmigt / Veröffentlicht:

   • Reviewer haben das Dokument geprüft und freigegeben.
   • Der Draft wird zur Published-Version.
   • Audit-Trail vermerkt wer, wann und was genehmigt hat.

4. Änderungen angefordert:

   • Reviewer können Änderungen fordern.
   • Draft bleibt im Bearbeitungsstatus und wird nach Anpassung erneut eingereicht.

Freigabe erforderlich: Pflicht oder optional

Nicht jedes Dokument braucht denselben Freigabegrad. In Kopexa steuerst du das über die Einstellung „Freigabe erforderlich".

• Ist sie aktiv, kann ein Dokument erst nach abgeschlossener Freigabe veröffentlicht werden. Du weist Prüfer zu, und diese müssen freigeben.
• Ist sie inaktiv, ist die Freigabe optional. Ohne zugewiesene Prüfer kannst du direkt veröffentlichen. Sobald du Prüfer zuweist, gilt wieder der normale Ablauf.

Standardmäßig ist Freigabe erforderlich für alle Dokumente aktiv. So bleibt die bisherige, sichere Praxis erhalten.

Standard je Kategorie

Den Standard legst du pro Dokumentkategorie fest. In den Kategorie-Einstellungen siehst du für jede Kategorie auf einen Blick, ob eine Freigabe erforderlich ist.

Beim Bearbeiten einer Kategorie schaltest du „Freigabe erforderlich" ein oder aus.

Ausnahme je Dokument

Einzelne Dokumente dürfen vom Kategorie-Standard abweichen. In der Detailansicht eines Dokuments findest du dazu die Zeile „Freigabe erforderlich".

Du hast drei Möglichkeiten:

• Kategorie-Einstellung übernehmen: Das Dokument folgt dem Standard seiner Kategorie.
• Erforderlich: Für dieses Dokument ist eine Freigabe Pflicht, unabhängig von der Kategorie.
• Optional: Für dieses Dokument ist die Freigabe optional.

Diese Ausnahme kannst du auch direkt beim Anlegen setzen, unter „Optionale Einstellungen".

Rollen & Verantwortlichkeiten

• Author: Erstellt und bearbeitet Drafts.
• Reviewer: Prüft Inhalt, kann freigeben oder Änderungen anfordern.
• Owner: Fachlich verantwortliche Person für das Dokument (z. B. ISB).

Audit-Trail & Versionierung

• Jede Version (Draft & Published) wird revisionssicher gespeichert.
• Alte Versionen bleiben für Audits sichtbar.
• Alle Genehmigungen und Kommentare werden protokolliert.

Published-Dokumente

Nach Freigabe wird ein Dokument als „Published“ geführt:

• Kann gemappt werden (Nachweise, Kontrollen, Findings, Assets, Risiken, Lieferanten, Prozesse und mehr).
• Kann in Audits als Nachweis genutzt werden.
• Unterliegt einem Reviewzyklus (siehe Mapping & Zyklen).

Beispiel: Review in der Praxis

1. Draft: „Informationssicherheitsleitlinie“ erstellt.
2. Reviewer (ISB) weist Feedback zu Wortlaut aus.
3. Änderungen übernommen, erneut eingereicht.
4. ISB genehmigt, Status auf Veröffentlicht.
5. Mapping zu Assets, Kontrollen und jährlicher Reviewzyklus gesetzt.

Verwandte Themen

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• Mapping & Reviewzyklen
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