Aufgabensets
Richtlinien bestätigen lassen und Kontrollfragen stellen, einmalig, wiederkehrend oder beim Eintritt
Ein Aufgabenset bündelt Aufgaben, die eine Person im Portal erledigen soll. Du findest die Sets unter Workforce Hub → Aufgabensets.
Die drei Arten
| Lebenszyklus | Wofür | Beispiel |
|---|---|---|
| Onboarding | einmalig für neue Beschäftigte, Frist ab Eintritt | Verhaltenskodex, Leitlinie, IT-Nutzung, Passwörter, Datenschutz |
| Wiederkehrend | mit Turnus in Tagen, etwa jährlich, und Kulanzfrist | Jährliche Unterweisung Informationssicherheit |
| Ad hoc | einmalig aus aktuellem Anlass | Auffrischung nach einer gefälschten Lieferantenmail |
Für wiederkehrende Sets legst du den Turnus in Tagen und eine Kulanzfrist fest. Die Kulanzfrist muss kürzer sein als der Turnus. Die Standardfrist gibt an, wie viele Tage eine Person für das Set hat.
Aufgaben
Über Aufgabe hinzufügen legst du eine Aufgabe an. Es gibt zwei Typen:
- Dokument: Die Person liest ein veröffentlichtes Kopexa-Dokument und bestätigt es mit Gelesen und verstanden. Die Bestätigung bezieht sich auf die aktuelle Version des Dokuments.
- Frage: eine Kontrollfrage mit zwei oder mehr Antworten. Du markierst die richtigen Antworten und legst fest, ob mehrere Antworten gewählt werden dürfen.
Eine Frage gehört zu einer Dokument-Aufgabe im selben Set (Gehört zu). Bekommt das Dokument eine neue Version, muss die Frage erneut beantwortet werden. Ist Richtige Antwort erforderlich eingeschaltet, schließt nur eine richtige Antwort die Aufgabe ab. Falsche Versuche werden aufgezeichnet, die Person kann es erneut versuchen.
Jede Aufgabe kann eine Pflichtaufgabe sein. Pflichtaufgaben zählen im persönlichen Fortschritt der Beschäftigten.
Zuweisen
Im Reiter Abteilungen legst du fest, wer das Set bekommt:
- Alle Abteilungen (auch zukünftige): Das Set gilt für alle Personen, die mindestens einer Abteilung angehören, auch für später angelegte Abteilungen. Personen ohne Abteilung sind nicht dabei.
- Abteilung zuweisen: einzelne Abteilungen. Mit Inkl. Unterabteilungen erreichst du auch alle Abteilungen darunter.
- Im Reiter Personen weist du ein Set einzelnen Personen zu.
Veröffentlichen
Ein neues Set ist zunächst ein Entwurf. Über Aktionen veröffentlichst du es. Veröffentlichen kannst du nur, wenn das Set mindestens eine Aufgabe hat und jede Dokument-Aufgabe ein Dokument. Mit dem Veröffentlichen bekommen alle zugewiesenen Personen ihre Aufgaben. Nicht mehr benötigte Sets archivierst du.
Onboarding-Sets gehen an alle
Ein Onboarding-Set geht beim Veröffentlichen an alle Personen in den zugewiesenen Abteilungen, auch an langjährige Beschäftigte. Wenn ihr das nicht wollt, weise es zunächst nur einzelnen Personen zu.
Fortschritt
Im Reiter Fortschritt siehst du je Person und Aufgabe, was offen, erfüllt, überfällig oder ungültig ist, mit Dokumentversion, Auslöser und Fälligkeit. Rechts zeigt die Karte Fortschritt, wie viele Personen das Set vollständig erledigt haben.
Eine Aufgabe wird ungültig, wenn eine neue Version des Dokuments veröffentlicht wird. Die Person bekommt dann eine neue Aufgabe für die neue Version.
Bestätigung außerhalb des Systems erfassen
Hat jemand eine Richtlinie auf Papier unterschrieben, etwa eine Auszubildende ohne Laptop, klickst du in der Zeile auf das Häkchen. Im Dialog Bestätigung erfassen hältst du in einer Notiz fest, wie die Kenntnisnahme erfolgt ist.
