Status

Wie Kopexa den Status eines Risikos automatisch ableitet und was ihn beeinflusst

Der Status eines Risikos in Kopexa wird automatisch abgeleitet. Du setzt ihn nicht manuell. Er spiegelt jederzeit den realen Bearbeitungszustand wider: ob Pflichtangaben fehlen, ob das Risiko außerhalb der Toleranz liegt, ob die gewählte Behandlung greift.

So sieht jeder im Team auf einen Blick, woran ein Risiko hängt. Und der Auditor sieht, dass der Status nicht „weichgespült" ist.

Mögliche Status

Status	Bedeutung
Aktiv	Risiko ist vollständig bewertet, eine Behandlungsstrategie ist gewählt, sie greift (Nachweise wirksam) und die Risikotoleranz ist eingehalten. Es ist nichts offen.
Aufmerksamkeit erforderlich	Mindestens eine Bedingung für Aktiv ist nicht erfüllt. Zum Beispiel fehlen Pflichtangaben, das Restrisiko überschreitet die Toleranz, eine Maßnahme ist nicht wirksam, oder die nächste Überprüfung ist überfällig.
Archiviert	Risiko ist aus dem aktiven Management raus. Entweder manuell archiviert oder die Behandlungsstrategie Vermeiden (AVOID) wurde gewählt und damit ist die risikobehaftete Aktivität abgeschafft.

Was den Status bestimmt

Kopexa bewertet das Risiko bei jeder Änderung am Risiko selbst oder an einer verknüpften Maßnahme, einer Aufgabe oder einer Überprüfung. Die folgenden Bedingungen werden in dieser Reihenfolge geprüft:

Archiv-Anker: Ist das Risiko archiviert, bleibt es Archiviert.
Pflichtangaben: Verantwortliche:r, Initialbewertung (Wahrscheinlichkeit × Konsequenz) und Restrisikobewertung müssen vollständig sein.
Fälligkeit der Überprüfung: Das Datum der nächsten Überprüfung darf nicht in der Vergangenheit liegen.
Risikotoleranz: Das Restrisiko darf die Schwelle der Risiko-Kategorie nicht überschreiten (bei Bedrohungen) bzw. den Zielwert nicht unterschreiten (bei Chancen).
Behandlungsstrategie: Eine Strategie muss gewählt sein.
Strategie Vermeiden (AVOID): Führt direkt zu Archiviert, da die risikobehaftete Aktivität nicht mehr stattfindet.
Aktive Strategien: Mindern, Verbessern oder Ausnutzen setzen voraus, dass alle verknüpften Maßnahmen den Status Wirksam haben. Eine einzige eingeschränkt wirksame oder nicht wirksame Maßnahme reicht für Aufmerksamkeit erforderlich.
Passive Strategien: Akzeptieren, Übertragen oder Teilen verlangen keine Maßnahmen. Wenn 1 bis 6 sauber sind, ist das Risiko Aktiv.

Maßnahmen-Status fließt durch

Der Status einer Maßnahme ist seinerseits automatisch aus deren Nachweisen und offenen Aufgaben abgeleitet (siehe Maßnahmen). Wenn eine verknüpfte Aufgabe 30 Tage überfällig wird, fällt die Maßnahme auf Eingeschränkt wirksam. Damit hängt auch das Risiko auf Aufmerksamkeit erforderlich, bis du die Aufgabe schließt oder das Fälligkeitsdatum verlängerst.

Entscheidungsbaum

Häufige Status-Übergänge

Neu angelegtes Risiko → Aufmerksamkeit erforderlich

Direkt nach dem Anlegen fehlen typischerweise Bewertungen, Verantwortliche oder Behandlungsstrategie. Kopexa erinnert dich daran, dass du das Risiko noch komplettieren musst.

Aufmerksamkeit erforderlich → Aktiv

Wenn du alle Pflichtangaben gemacht hast, die Behandlung wählst, ggf. wirksame Maßnahmen verknüpft sind und das Restrisiko innerhalb der Toleranz liegt, schaltet das Risiko auf Aktiv.

Aktiv → Aufmerksamkeit erforderlich

Dieser Übergang ist der wichtigste. Er zeigt, dass etwas im laufenden Betrieb aus dem Ruder läuft. Häufige Auslöser:

Eine verknüpfte Maßnahme verliert Nachweise oder bekommt eine überfällige Aufgabe. Die Maßnahme wird Eingeschränkt wirksam und die Risiko-Behandlung Mindern greift nicht mehr vollständig.
Du erhöhst die Restrisikobewertung über die Toleranz hinaus.
Das Datum der nächsten Überprüfung verstreicht ungenutzt.
Die Risikotoleranz der Kategorie wird gesenkt.

Aktiv / Aufmerksamkeit erforderlich → Archiviert

Zwei Wege:

Manuell archivieren: Wenn das Risiko nicht mehr relevant ist (z. B. das betroffene Asset wird abgeschafft).
Behandlung Vermeiden wählen: Kopexa archiviert das Risiko automatisch, weil die zugrundeliegende Aktivität nicht mehr stattfindet.

Archivierte Risiken bleiben für Audits und Historie erhalten. Sie tauchen nur nicht mehr in der Standard-Liste oder in aktiven KPIs auf.

Wann läuft die Statusberechnung?

Der Status wird neu berechnet, sobald sich etwas Relevantes ändert:

Du änderst das Risiko direkt (Bewertung, Behandlung, Datum der nächsten Überprüfung, Verantwortliche:r)
Du verknüpfst eine Maßnahme oder entfernst eine Verknüpfung
Eine verknüpfte Maßnahme wechselt den Status (z. B. fällt auf Eingeschränkt wirksam)
Eine Aufgabe, die an einer Maßnahme hängt, wechselt den Status (z. B. wird geschlossen oder bekommt ein neues Fälligkeitsdatum)
Die Risikotoleranz der Kategorie ändert sich

Zusätzlich läuft einmal täglich eine automatische Überprüfung im Hintergrund, die rein zeitgetriebene Wechsel erkennt. Zum Beispiel „die Überprüfung ist gerade fällig geworden" oder „eine Aufgabe ist gerade über die 30-Tage-Schwelle gerutscht". So bleibt der Status auch dann aktuell, wenn niemand das Risiko anfasst.