Dokument erstellen

Nachdem du verstanden hast, warum Kopexa-Dokumente mehr sind als Policy-Uploads,
geht es hier um das „Wie“: Wie legst du ein Dokument an und startest den Workflow?

Dokumenttypen auswählen

Beim Anlegen kannst du zwischen zwei Typen wählen:

• Rich-Text-Dokument (empfohlen):
  Direkt im Kopexa-Editor erstellen, mit Formatierungen, Tabellen und Links.
  Unterstützt kollaboratives Arbeiten – mehrere Benutzer können gleichzeitig editieren.

• Datei-Upload:
  Lade externe Dokumente hoch (PDF, Word, Präsentationen), wenn du eine fertige Policy oder einen externen Bericht einbinden möchtest.

Nach Eingabe eines Titels gelangst du in den Document Version Editor.

Document Version Editor

Jedes neue Dokument startet als Entwurf. Im Editor kannst du:

• Inhalte bearbeiten und formatieren
• Mit anderen Nutzern in Echtzeit zusammenarbeiten (Collaboration)
• Änderungen versioniert speichern
• Einen Review- und Freigabeprozess starten

Draft vs. Published

• Draft-Version:
  Entwürfe können iterativ bearbeitet und überarbeitet werden.
  Erst nach erfolgreichem Review werden sie freigegeben.

• Published-Version:
  Nach Freigabe wird die aktuelle Version als veröffentlichtes Dokument gespeichert.
  Drafts und Published-Versionen sind klar getrennt.
  Bei Bedarf kann jederzeit eine neue Version erstellt werden.

Dokumenten-Mapping & Governance

Nach Veröffentlichung stehen weitere Governance-Funktionen zur Verfügung:

• Verantwortlichkeiten zuweisen: z. B. Owner oder Prüfer
• Business Units zuordnen: organisatorische Verantwortlichkeiten abbilden
• Relationen herstellen: Dokumente mit Assets, Kontrollen, Risiken und Lieferanten verknüpfen
• Aufgaben verlinken: Dokumentumsetzung oder Awareness-Maßnahmen nachhalten

Diese Verknüpfungen erleichtern die Nachweisführung und machen Abhängigkeiten sichtbar.

Reviewzyklus & Rezertifizierung

Jedes veröffentlichte Dokument kann mit einem regelmäßigen Reviewzyklus versehen werden:

• Intervall festlegen (z. B. jährlich, halbjährlich)
• Verantwortlichen und Prüfer zuweisen
• Review-Datum und Historie im Dokument sichtbar

So wird regelmäßig überprüft, ob Inhalte noch korrekt und aktuell sind.
Falls nicht, wird eine neue Draft-Version erzeugt und erneut durch den Reviewprozess geführt.

Best Practices

• Rich-Text bevorzugen: So profitierst du von Kollaboration und Versionierung.
• Reviewpflicht: Jede Policy sollte mindestens eine genehmigte Version haben und einem Zyklus unterliegen.
• Verknüpfungen nutzen: Dokumente als Nachweise (Evidence) in Risiken und Kontrollen verwenden.
• Historie pflegen: Neue Versionen bei relevanten Änderungen anlegen – so bleibt die Audit-Trail intakt.